SIPLah dirancang untuk memudahkan pertemuan antara mitra pasar daring yang mengumpulkan beragam penyedia atau penjual, dengan satuan pendidikan sebagai pengguna atau pembeli barang. Kemendikbudristek, sebagai pemilik aplikasi, menyediakan sistem yang memudahkan transaksi antara keduanya.
Tahap pertama yang dilakukan oleh Kemendikbudristek dalam pengelolaan SIPLah adalah menjalin kerja sama dengan mitra, dalam hal ini perusahaan-perusahaan yang memiliki loka pasar tersendiri. Dalam kerja sama tersebut, setiap toko/ pelaku usaha/ penyedia yang tergabung di loka pasar mitra SIPLah, akan tercatat juga di SIPLah. Demikian pula satuan pendidikan yang tercatat di SIPLah, akan terhubung ke loka pasar, sehingga jika terjadi transaksi antara keduanya, data transaksi akan terekam.
Saat satuan pendidikan ingin melakukan pengadaan barang dan jasa, cukup masuk ke loka pasar yang diinginkan. Saat ini ada delapan belas loka pasar yang tergabung di SIPLah. Satuan pendidikan dapat memilih penyedia yang sesuai dengan kebutuhan. Sebelum bertransaksi, satuan pendidikan perlu mempertimbangkan beberapa hal, seperti barang/ jasa yang diadakan harus sesuai petunjuk teknis, harga transaksi termasuk harga barang, ongkos kirim, dan pajak, pemilihan penyedia, dan pembayaran melalui pasar daring.
Jika semua hal tersebut telah melalui proses pemilihan yang matang, maka proses jual beli dapat dilaksanakan. Layaknya loka pasar biasa, setiap dana transaksi yang dibayarkan oleh satuan pendidikan sebagai pembeli akan masuk ke rekening pasar loka sebelum disalurkan ke penyedia/ toko/ pelaku usaha. Dana tersebut baru akan disalurkan kepada penyedia setelah barang/ jasa apabila sudah ada konfirmasi dari satuan pendidikan yang telah menerima barang/ jasa tersebut. Apabila barang dan jasa yang dikirim oleh penyedia tidak sesuai kesepakatan dengan satuan pendidikan, maka barang tersebut dapat dikembalikan dengan pembiayaan seluruhnya dibebankan kepada penyedia/ toko/ pelaku usaha. Setiap transaksi yang terjadi di pasar daring yang terhubung dengan SIPLah diawasi oleh beberapa pihak, yaitu kementerian, pemerintah daerah, komite satuan pendidikan, dan instansi pengawas lainnya.
Tips Memilih Penyedia
- Pilih penyedia yang bisa memenuhi seluruh kebutuhan
- Jika seluruh kebutuhan tidak bisa dipenuhi satu penyedia, pilih beberapa penyedia dengan spesifikasi yang sama
- Pertimbangkan lokasi sekolah dengan lokasi penyedia, supaya tidak berat di ongkos kirim
- Jangan lupa cek ulasan pembeli lain terhadap layanan yang diberikan penyedia
Cara Mendaftar di SIPLah Bagai Penyedia Barang dan Jasa
Melalui Peraturan Sekretaris Jenderal Kemendikbudristek Nomor 6 Tahun 2021 tentang Pengelolaan Sistem Informasi Pengadaan Barang/Jasa di Sekolah (SIPLah), Kemendikbudristek membuka peluang bagi seluruh mitra pasar daring untuk bergabung di SIPLah. Para calon mitra SIPLah yang ingin menjadi mitra dapat mengirimkan Surat Peminatan ke Kemendikbudristek. Proses pendaftaran tidak membutuhkan waktu lama, verifikasi pendaftaran penyedia hanya membutuhkan waktu 1x24 jam setelah registrasi. Demikian pula dengan pembayaran, pengecekan pembayaran sudah otomatis dan dapat diteruskan ke penyedia 1x24 jam setelah sekolah membayar.
Untuk menjadi mitra SIPLah, para penyedia barang dan jasa mengunjungi https://SIPLah.kemdikbud.go.id; lalu pilih satu atau lebih mitra pasar, tekan tombol ; serta lengkapi persyaratan yang terdiri dari Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), identitas penyedia (NIK), dan deskripsi kemampuan menyediakan barang/jasa. Kemudian lakukan verifikasi data melalui surat elektronik (email), maka penyedia baru dapat login dan siap berjualan.
Sebelum ditetapkan sebagai mitra SIPLah, calon mitra SIPLah harus menempuh serangkaian proses seleksi, yakni evaluasi administrasi, evaluasi teknis, pengujian mandiri (selftest) masing-masing calon mitra, Pra-User Acceptance Test, pengujian User Acceptance Test dan pengujian terhadap perbaikan guna memenuhi kriteria yang telah ditentukan pada Kerangka Acuan Kerja (KAK) Kemendikbudristek.
Jalin Kerja Sama dengan 18 Mitra Pasar Daring Baru
Bukan sekadar menaikkan jumlah sekolah dan satuan Pendidikan yang menggunakan SIPLah, Kemendikbudristek juga terus mengembangkan kerja sama dengan penyedia. September 2021, terdapat delapan belas mitra pasar daring baru yang digandeng dalam bingkai kerja sama.
SIPLah dirancang untuk memanfaatkan sistem pasar daring (online marketplace) yang dioperasikan oleh pihak ketiga. Sistem pasar daring yang dapat dikategorikan sebagai SIPLah harus memiliki fitur tertentu dan memenuhi kebutuhan satuan pendidikan sesuai dengan Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 14 Tahun 2020 tentang Pedoman Pengadaan Barang/Jasa oleh Satuan Pendidikan. Di tahun 2021, dari total 41 perusahaan yang mendaftar, tercacat 18 mitra yang lolos seleksi. Tepat pada 3 September 2021, Kemendikbudristek melalui Pusat Data dan Teknologi Informasi (Pusdatin) melakukan penandatanganan Kontrak Baku bersama 18 Mitra SIPLah Periode 2021-2023, yaitu:
- PT. Eureka Bookhouse (Eureka)
- PT. Global Digital Niaga (Blibli.com)
- PT. Industri Telekomunikasi Indonesia Persero (SIPLah.id/INTI)
- PT. Ladang Karya Husada (Ladang)
- PT. Pesona Edukasi (PesonaEdu)
- PT. Air Mas Perkasa (Raja Store)
- PT. Bengawan Cable Vision (adasemua)
- PT. Buka Pengadaan Indonesia (Bukalapak)
- PT. Datascrip (Hall.id)
- PT. Deka Sari Perkasa (Innolaku)
- PT. Emaro Online Indonesia (KlikMRO)
- PT. Intan Pariwara (IP)
- PT. Masmedia Buana Pustaka (masmedia)
- PT. Mitra Edukasi Nusantara (Gramedia)
- PT. Omah Teknologi Indonesia (Belanja24)
- PT. Sandiarta Sukses (BigOne)
- PT. Temprina Media Grafika (Temprina)
- PT. Tiga Serangka Pustaka Mandiri (TiSERA)
Sumber: Majalah Jendela Edisi 57