Ada 4 (empat) hal penting yang menjadi pedoman bagi sekolah dan satuan pendidikan secara umum yang menggunakan SIPLah dalam proses pengadaan barang dan jasa. Pertama, tujuan dan prinsip dalam pengadaan; kedua, pelaku yang terlibat dalam proses; ketiga, tata cara yang sesuai ketentuan, dan keempat adalah bagaimana dokumen dalam setiap tahapan dapat disederhanakan.
Pengadaan barang/jasa (PBJ) dilakukan di sekolah, merupakan sebuah transaksi antara pihak sekolah dengan yang penyedia melalui Sistem Informasi Pengadaan Sekolah (SIPLah) yang bermitra dengan pasar loka (marketplace), dengan pembiayaan yang berasal dari dana yang dikelola sekolah. Dalam penyelenggaraannya, pengadaan barang dan jasa ini mengacu pada Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan (Permendikbud) Nomor 14 Tahun 2020 tentang pedoman pengadaan barang/jasa oleh satuan Pendidikan, dan Surat Edaran (SE) Menteri Pendidikan dan Kebudayaan (Mendikbud) Nomor 8 Tahun 2020 tentang pelaksanaan pengadaan barang/jasa satuan pendidikan melalui sistem informasi pengadaan di sekolah.
A. Tujuan dan Prinsip
Penggunaan sistem informasi dalam proses pengadaan barang dan jasa di sekolah merupakan upaya untuk menghadirkan sebuah mekanisme PBJ yang mudah, murah, transparan, dan dapat dipertanggungjawabkan. Setiap pengadaan yang dilakukan diharapkan dapat membantu sekolah untuk mendapatkan barang/jasa yang tepat dari setiap dana yang dibelanjakan yang diukur dari aspek kualitas, kuantitas, waktu, dan lokasi. Dalam pelaksanaannya, ada enam prinsip yang dipegang agar setiap proses dalam PBJ dapat sesuai dengan tujuannya, yaitu efektif dan efisien, transparan, terbuka, bersaing, adil, dan akuntabel. Pengadaan dapat dikatakan efektif dan efisien jika prosesnya mempermudah dan menyederhanakan kewajiban pelaporan bagi sekolah. Lalu pengadaan juga harus transparan, di mana antara sekolah yang melaksanakan PBJ dapat memilih secara terbuka barang dan jasa yang dibutuhkan dari penyedia yang dipilih.
Dengan adanya transparansi, maka ada keterbukaan informasi atas rincian transaksi belanja yang dilakukan pelaksana dan penyedia. Tidak ada transaksi lain yang dilakukan di luar dari sistem yang digunakan. Dampaknya, baik penyedia maupun sekolah dapat bersaing dalam pelaksanaan PBJ. Sekolah bisa memperoleh penawaran yang kompetitif dari penyedia. Proses yang terbuka dan bersaing mendorong sekolah dan penyedia untuk berlaku adil, terutama melindungi dan memberikan rasa aman bagi setiap pelaku maupun penanggung jawab yang terlibat dalam proses PBJ tersebut. Dengan demikian, pengadaan barang dan jasa dapat dipertanggungjawabkan dengan baik dan tentunya memperbaiki kualitas PBJ di sekolah tersebut.
B. Pelaku yang terlibat
Proses pengadaan barang dan jasa dengan SIPLah mengalami pergeseran akibat perubahan peraturan yang menaunginya. Menurut Permendikbud Nomor 3 tahun 2019, yang disebut pelaku ada tiga pihak, yaitu kepala sekolah, bendahara BOS, dan penyedia. Kelompok pelaku ini kemudian diperbarui menurut Permendikbud nomor 14 tahun 2020 yang masih berlaku hingga 2021, yaitu hanya ada dua pelaku utama, yaitu pelaksana dan penyedia.
Pelaksana adalah pihak yang melakukan PBJ atas nama sekolah atau satuan pendidikan, yang biasanya merupakan kepala sekolah yang memiliki wewenang dan bertanggung jawab atas pelaksanaan PBJ di satuan pendidikan tersebut. Dan dalam pelaksanaannya, kepala sekolah dapat menunjuk pendidik dan atau tenaga kependidikan yang tercatat dalam data pokok pendidikan (dapodik) secara perorangan atau kelompok kerja untuk melaksanakan PBJ.
Pelaku kedua adalah penyedia, yaitu pihak dari dunia usaha yang menyediakan barang/jasa berdasarkan kesepakatan. Penyedia dapat berupa perorangan atau badan usaha yang memenuhi syarat dan kriteria seperti memiliki nomor pokok wajib pajak (NPWP), identitas penyedia, dan kemampuan untuk menyediakan barang/jasa. Selain itu, PBJ satuan pendidikan melalui SIPLah harus memenuhi syarat dan kriteria seperti yang tercantum dalam SIPLah.
Adanya perubahan peraturan yang menaungi PBJ, berdampak juga pada sasaran pengguna SIPLah. Jika pada Permendikbud yang keluar pada tahun 2019 sasaran SIPLah hanya sekolah, maka di Permendikbud no. 14 tahun 2020, tidak hanya sekolah yang menjadi sasaran pengguna melainkan keseluruhan satuan pendidikan. Ada tiga jenis satuan pendidikan, yaitu satuan pendidikan formal, nonformal, dan kesetaraan. Dari sisi jumlah pun terdapat kenaikan, jika pada 2019 terdapat 220.283 sekolah yang menjadi target, maka sejak 2020 terdapat 442.960 satuan pendidikan yang menjadi sasaran penggunaan SIPLah.
C. Tahapan dalam PBJ Satuan Pendidikan
Ada tiga tahap dalam PBJ, yaitu persiapan pengadaan, penetapan penyedia, dan pelaksanaan kesepakatan pengadaan. Tahap persiapan pengadaan merupakan kegiatan untuk menetapkan dokumen perencanaan yang meliputi jumlah barang/jasa, spesifikasi atau ruang lingkup barang/jasa, waktu dan lokasi serah terima, alokasi anggaran, dan persyaratan penyedia.
Dalam tahap ini, satuan pendidikan wajib mencantumkan sumber dana yang digunakan dalam pengadaan. Sumber pendanaan dapat berupa Bantuan Operasional Sekolah (BOS) Reguler, BOS Afirmasi, BOS Kinerja, Sisa Lebih Pembiayaan Anggaran (SiLPA) BOS Reguler 2019, SiLPA BOS Afirmasi 2019, SiLPA BOS Kinerja 2019, dan Bantuan Pemerintah untuk Penerapan Hidup Bersih dan Sehat (PHBS).
Selanjutnya, tahap kedua yang harus dilaksanakan dalam PBJ satuan pendidikan adalah penetapan penyedia oleh pelaksana berdasarkan dokumen perencanaan melalui SIPLah secara terbuka dan transparan. Penetapan penyedia umumnya dilakukan secara daring, tapi dapat dilakukan secara luring jika terdapat gangguan teknis penyelenggaraan SIPLah atau satuan pendidikan tidak memiliki koneksi internet untuk mengakses SIPLah.
Tahap ketiga dalam PBJ satuan pendidikan adalah pelaksanaan kesepakatan pengadaan, yaitu pengiriman barang/jasa yang dilakukan oleh penyedia, pemeriksaan barang/jasa yang dilakukan oleh pelaksana, penerimaan barang/jasa yang dilakukan jika hasil pemeriksaan barang/jasa sesuai hasil kesepakatan, dan pembayaran dilakukansetelah berita acara serah terima disetujui kedua pelaku PBJ. Biaya yang timbul akibat dari ketidaksesuaian barang/jasa merupakan tanggung jawab penyedia. PBJ satuan pendidikan dapat dilakukan secara daring dan luring. Bagi PBJ secara daring, semua dokumen disediakan oleh sistem, sedangkan untuk luring dilakukan secara manual. Negosiasi akan diwajibkan jika satuan pendidikan tidak memiliki opsi atau pilihan penyedia, namun bukti negosisasi yang harus disertakan.
D. Penyederhanaan Dokumen
Ada tujuh dokumen yang harus disiapkan dalam proses PBJ di satuan pendidikan. Ketujuh dokumen tersebut adalah dokumen perencanaan, dokumen hasil perbandingan penyedia, dokumen hasil negosiasi, bukti kesepakatan, surat pemesanan, bukti acara serah terima (BAST), dan bukti pembayaran. Dari ketujuh dokumen ini baik pelaksana maupun penyedia dapat menyiapkannya sesuai dengan jumlah nilai pengadaan. Ada empat rentang nilai pengadaan yang dapat dilakukan di SIPLah, yaitu di bawah Rp. 10 juta, antara Rp. 10 juta s.d. Rp. 50 juta, antara Rp. 50 juta s.d. Rp. 200 juta, dan di atas Rp. 200 juta.
Sumber: Majalah Jendela Edisi 57